PHẦN MỀM QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ CÔNG ĐOÀN (KNSCD)

GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ CÔNG ĐOÀN (KNSCD)

1. Tổng quan

Trong thời đại chuyển đổi số, công tác quản lý đoàn viên, tổ chức các hoạt động công đoàn và cung cấp dịch vụ phúc lợi cho Đoàn viên công đoàn đòi hỏi giải pháp hiện đại, đồng bộ và tiết kiệm chi phí. Thay vì quản lý bằng excel, hồ sơ giấy, khó tra cứu; đoàn viên khó tiếp cận thông tin phúc lợi, mất thời gian đăng ký trực tiếp; bầu cử thủ công tốn nhân lực, dễ sai sót; chi phí in thẻ đoàn viên, phát hành thông báo, tổ chức họp còn cao; phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn ra đời nhằm số hóa toàn bộ quy trình công đoàn, hỗ trợ ban chấp hành, doanh nghiệp và đoàn viên làm việc hiệu quả hơn, minh bạch hơn và kết nối thuận tiện hơn.

Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn là giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp các tổ chức Công đoàn, doanh nghiệp và đoàn viên quản lý thông tin hiệu quả, tối ưu quy trình nghiệp vụ, giảm thủ tục giấy tờ. Hệ thống được phát triển đa nền tảng (Web + App di động), dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, tích hợp mã QR và VNeID thay thế thẻ đoàn viên truyền thống, tiết kiệm chi phí in ấn và nâng cao trải nghiệm số.

2. Giá trị & Lợi ích Nổi Bật

• Tiết kiệm chi phí: Không cần in thẻ, dữ liệu đoàn viên đồng bộ trên hệ thống, không còn thẻ nhựa, giảm in ấn tài liệu, tiết kiệm nhân lực.
• Báo cáo trực quan: Giúp ban lãnh đạo nắm tình hình nhanh chóng, chính xác, quản lý minh bạch, ra quyết định nhanh chóng
• Kết nối đa chiều – liên thông công đoàn – doanh nghiệp – đoàn viên – đối tác phúc lợi.
• Tiện ích người dùng: Đăng ký, tra cứu, nhận thông báo ngay trên điện thoại.
• Tích hợp API, VNeID: Đồng bộ thông tin chính xác, bảo mật.
• Tiết kiệm thời gian: Quy trình tự động, giảm tải công việc thủ công.
• Đa nền tảng: Hỗ trợ cả Web và App, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tăng trải nghiệm người dùng

3. Lợi ích Theo Nhóm Đối Tượng

Đối với tổ chức Công đoàn

• Quản lý tập trung hồ sơ đoàn viên Công đoàn.
• Nắm bắt nhanh số lượng đoàn viên, tình trạng đóng phí, phúc lợi đã sử dụng.
• Giảm tải công việc thủ công, tập trung vào chiến lược và chăm lo đoàn viên.
• Minh bạch trong bầu cử, thi đua, khen thưởng nhờ biên bản & thống kê tự động.

Đối với Doanh nghiệp

• Dễ dàng phối hợp cung cấp dữ liệu đoàn viên, tổ chức các hoạt động phúc lợi.
• Tiết kiệm thời gian xác minh thông tin, tránh trùng lặp dữ liệu.
• Chủ động đăng thông tin tuyển dụng, đào tạo, kết nối việc làm ngay trên hệ thống.

Đối với Đoàn viên

• Sở hữu thẻ điện tử QR tích hợp với VNeID, dễ tra cứu quyền lợi.
• Đăng ký phúc lợi, việc làm, khóa học, sự kiện nhanh chóng.
• Nhận thông báo, tin tức, văn bản công đoàn ngay trên điện thoại.
• Dễ dàng đóng đoàn phí trực tuyến, theo dõi lịch sử đóng phí.

4. 19 Nhóm Chức Năng Chính (Kèm Ứng Dụng Thực Tế)

• Bảng điều khiển: Toàn cảnh hoạt động công đoàn, visual line trự quan hệ thống.
• Cấu hình hệ thống: Cài đặt banner, chatbot trả lời tự động, mã QR cho đoàn viên.
• Quản trị hệ thống: Nhật ký thao tác, trợ giúp trực tuyến, bảo mật dữ liệu.
• Quản trị người dùng: Tạo tài khoản, phân quyền cán bộ, khóa/mở tài khoản.
• Quản trị danh mục: Quản lý địa bàn, phòng ban, chức vụ, ngành nghề, kỹ năng.
• Tài liệu & Văn bản: Quản lý biểu mẫu online, gửi văn bản đi/đến, thông báo.
• Quản lý đoàn viên: Đăng ký tài khoản, lý lịch, lịch sử phúc lợi, chăm sóc sức khỏe.
• Sàn giao dịch việc làm: Danh sách tuyển dụng, tìm việc, theo dõi ứng tuyển.
• Quản lý đào tạo: Khóa học online, tài liệu, kỳ thi trực tuyến, báo cáo kết quả.
• Quản lý nghiệp vụ: Đăng ký cá nhân/tập thể, quyết định kết nạp đoàn viên.
• Tổ chức bầu cử: Quản lý mẫu phiếu, bầu cử điện tử, giảm sai sót kiểm phiếu.
• Kiểm phiếu: Biên bản tự động, thống kê số phiếu nhanh chóng, minh bạch.
• Quản lý bài viết: Tin tức, bài truyền thông ngành công đoàn.
• Quản lý tổng thể trang: Cấu hình giao diện trang chủ, menu, block nội dung.
• Banner & Slide: Quản lý banner quảng bá sự kiện, video hoạt động.
• Hình hoạt động: Thư viện ảnh trực tuyến, chia sẻ cho đoàn viên.
• Hỏi đáp & Liên hệ: Chatbot AI hỗ trợ 24/7, tiếp nhận góp ý qua web/mail.
• Báo cáo thống kê: Báo cáo đoàn phí, phúc lợi, số lượng đoàn viên theo thời gian.
• Các chức năng khác: Đăng nhập Google, kết nối hệ thống phần mềm khác qua API.

5. Đảm bảo chất lượng dịch vụ Web/App

a) Đảm bảo yêu cầu về tính ổn định và khả năng chịu lỗi

• Hệ thống hoạt động ổn định liên tục 24/24.
• Nếu một thành phần (máy chủ) của hệ thống gặp lỗi, hệ thống cần có phương án dự phòng để không làm gián đoạn dịch vụ.
  • Hệ thống phải đảm bảo phục vụ số lượng người dùng theo yêu cầu.

b) Đảm bảo yêu cầu về hiệu năng

• Thời gian xử lý tối đa cho một chức năng không quá 20s. Và không quá 40s đối với các chức năng báo cáo thông thường. Các báo cáo phức tạp thì tùy theo tình độ lớn của từng báo cáo.

c) Đảm bảo yêu cầu về giao tiếp

• Giao diện web/Application
• Màn hình thiết kế có độ phân giải tối thiểu 1024x768
• Font chữ unicode TCVN
• Ngôn ngữ sử dụng Tiếng Việt
• Hỗ trợ mã quét QR Code lấy thông tin từ dữ liệu dân cư
• Hỗ trợ gao diện thân thiện, mỹ thuật, hài hòa và nhất quán trong ứng dụng

d) Đảm bảo yêu cầu về tính hỗ trợ nhanh chóng

• Thường xuyên kiểm tra cập nhật thường xuyên phiên bản CMS (Hệ thống quản lý nội dung) và plugin bạn đang sử dụng trên trang web. Các bản cập nhật này thường chứa các bản vá lỗi và cải thiện bảo mật, giúp ngăn chặn các cuộc tấn công từ người dùng xấu.
• Theo dõi và tối ưu hóa tốc độ tải trang
• Kiểm tra liên kết hỏng và sửa chữa
• Cập nhật nội dung chất lượng
• Sao lưu dữ liệu và bảo mật

e) Đáp ứng quy chuẩn và tiêu chuẩn kỹ thuật

- Hạ tầng kỹ thuật Web/App portal cần đảm bảo các yêu cầu chủ yếu như sau:

• Công nghệ hiện đại theo chuẩn hệ thống mở phù hợp với xu hướng phát triển;
• Đảm bảo được nhu cầu gia tăng các dịch vụ, tăng số lượng người dùng trong tương lai;
• Tính ổn định cao, đảm bảo khả năng hoạt động liên tục;
• Độ tin cậy cao, đảm bảo hiệu suất khai thác dịch vụ, hạn chế xảy ra lỗi;
• Đảm bảo độ an toàn thông tin dữ liệu tối đa, chống các hành vi tấn công;
• Hiệu suất sử dụng cao, sử dụng tài nguyên thông tin hợp lý;
• Thuận lợi, dễ dàng trong vận hành và quản trị mạng;
• Tiết kiệm chi phí vận hành, bảo dưỡng.

- Công nghệ được lựa chọn cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Công nghệ đa phương tiện; hỗ trợ được nhiều giải pháp khai thác sử dụng (cả về phần cứng và phần mềm) khác nhau;
• Có khả năng quản trị cơ sở dữ liệu và lượng thông tin dữ liệu tương đối lớn;
• Thuận lợi cho hoạt động nâng cấp, mở rộng các ứng dụng và phổ biến thông tin.
• Phù hợp với xu hướng phát triển của công nghệ xây dựng và phát triển ứng dụng dựa trên nền tảng công nghệ Web trong tương lai.
  • Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn đảm bảo đầy đủ chức năng và phù hợp với các tiêu chuẩn ban hành của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Đảm bảo các chuẩn mực về cung cấp thông tin ngành Công đoàn từ cấp cơ sở đến cấp Trung ương.

f) Phần mềm tương thích hệ điều hành

Website được thiết kế trên nền tảng mã nguồn mở và có chuyển giao mã nguồn do đó chủ đầu tư có thể chọn lựa phiên bản cập nhật để phát triển những năm tiếp theo.

Phần mềm Đất Việt có công cụ kết chuyển dữ liệu giữa các môi trường khác nhau khi cần chuyển đổi hệ thống dữ liệu Đất Việt sẽ hỗ trợ đơn vị chuyển đổi trong thời gian ngắn nhất.

6. Mục tiêu đạt được và hiệu quả mang lại của giải pháp

a. Mục tiêu

• Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn được xây dựng trên nền tảng hiện đại, công nghệ cao, an toàn, bảo mật thông tin, tương tác đa nền tảng, đa giao diện. Thiết kế mỹ thuật mang tính khoa học, đảm bảo tính đặc thù, thu hút người xem, người duyệt web. Tích hợp các tiện ích bên trong và bên ngoài hệ thống một cách dễ dàng.
• Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn đảm bảo các tiêu chí kỹ thuật, chức năng, chuẩn dữ liệu theo quy định của các văn bản hiện hành và đáp ứng một số yêu cầu đặc thù do Chủ đầu tư đề xuất.
• Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn với đầy đủ chức năng của hai phân hệ chính là Web Application và Mobile App theo đúng yêu cầu của E-HSMT 
• Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn đảm bảo tính đầy đủ, khoa học, chính xác trong quản ý, sáng tạo, mỹ thuật, kỹ thuật trong tương tác người dùng và đầy đủ các tiện ích khái thác dữ liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
• Phần mềm còn đảm bảo tính hiện đại, tính phổ dụng thu hút người dùng nhất là đối tượng Đoàn viên Công đoàn tham gia hệ thống nhằm hỗ trợ Đoàn viên Công Đoàn nắm rõ chủ trương chính sách, quyền lợi, nghĩa vụ của Đoàn viên cũng như tăng cường phát triển tổ chức Công đoàn cơ sở trên địa bàn do tổ chức, cơ quan Công đoàn quản lý. 
• Trong quá trình triển khai phần mềm Nhà cung cấp dịch vụ sẽ phối hợp chặt chẻ với tổ chức Công đoàn hoàn thiện thủ tục kết nối liên thông với cổng thông tin hành chính quốc gia (DVC), kết nối liên thông dữ liệu dân cư về quốc gia, kết nối đến các tổ chức công đoàn cơ sở trên địa bàn do tổ chức Công đoàn sử dụng phần mềm đang quản lý.

b. Hiệu quả của phần mềm

• Cung cấp đầy đủ, chính xác các nguồn thông tin liên quan đến hoạt động của tổ các chức Công đoàn.
• Cung cấp công cụ quản lý hiệu quả, nhanh chóng, hiện đại đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số của các tổ chức Công đoàn trong hiện tại và tương lai.
• Cung cấp dịch vụ kết nối đa nền tảng giữa cơ quan Công đoàn từ cấp TW đến cấp cơ sở.
• Cung cấp giải pháp kết nối và truyền thông nhằm phát triển mạng lưới Công đoàn cơ sở. Kịp thời chuyển tải các thông tin về hoạt động Công đoàn đến toàn thể cán bộ Đoàn viên. Hỗ trợ thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực Công đoàn. Nâng cao trải nghiệm người dùng trong công tác quản lý Công đoàn.

7. Cam Kết & Hỗ Trợ

• Bảo mật dữ liệu: lưu trữ an toàn, tuân thủ quy định.
• Cập nhật liên tục: bổ sung tính năng mới theo nhu cầu thực tế.
• Tổ chức tập huấn, đào tạo chuyển giao công nghệ, hỗ trợ vận hành một cách chuyên nghiệp đảm bảo mang lại lợi ích kinh tế - xã hội vượt trội khi triển khai hệ thống
• Thời gian thực hiện cài đặt, chỉnh sửa và hướng dẫn sử dụng tối đa là 40 ngày.
• Thời bảo hành tối thiểu 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu vận hành chính thức và hỗ trợ thêm 6 tháng sau khi hết thời hạn bảo hành.
• Bảo trì hệ thống trong suốt quá trình khai thác, sử dụng
• Hỗ trợ vận hành hệ thống đáp ứng thời gian 24/7 qua các phương tiện truyền thông như điện thoại, Skype, Zalo, Messenger, Zoom, Google Meeting, Email và nhiều phương tiện khác.
• Bảo hành, bảo trì tại địa điểm chủ đầu tư không quá 24h kể từ thời điểm nhận được thông báo và sự cố cần phải khắc phục trực tiếp tại địa điểm do chủ đầu tư yêu cầu.

8. Kết Luận

Phần mềm quản lý nghiệp vụ Công đoàn không chỉ là một hệ thống quản lý, mà là nền tảng chuyển đổi số toàn diện giúp công đoàn phát triển bền vững, đoàn viên được chăm lo tốt hơn, doanh nghiệp đồng hành thuận tiện hơn.

Đây là giải pháp hiện đại – tiết kiệm – hiệu quả, thích hợp để triển khai cho ngành Công đoàn.